Что такое «Кодекс деловой этики» и система подачи отчетности?

Это всеобъемлющая внутренняя политика компании касающаяся всей ее деятельности и конфиденциальный инструмент подачи отчетности, который помогает руководству и сотрудникам компании совместно решать проблемы, связанные с мошенничеством, злоупотреблениями и другими поступками на рабочем месте, создавая при этом благоприятную рабочую среду.

​

Зачем нам нужен «Кодекс деловой этики» и система подачи отчетов по его нарушению?

Мы считаем, что наши сотрудники являются нашим самым ценным активом. Создавая открытые каналы связи, мы можем способствовать созданию благоприятной рабочей среды и максимизировать производительность. Анонимный механизмы подачи отчетности, помогают сообщать о мошенничестве в области бухгалтерского учета и аудита или злоупотреблениями в системе закупок или проведения тендерных процедур. Эффективная система подачи отчетности укрепит наши усилия по формированию культуры честности и этичности принятия решений.

​

Могу ли я отправить сообщение, используя интернет или телефон?

Да, у вас есть возможность подать конфиденциальный анонимный отчет через вебсайт компании используя интернет или позвонить по телефону.

​

Если я вижу возможное нарушение, должен ли я просто сообщить об этом своему менеджеру, или менеджеру ответственному по вопросам этики и позволить им иметь дело с этим?

Если вы наблюдаете какое-либо поведение, которое, по вашему мнению, нарушает наш «Кодекс деловой этики» или политику компании, мы ожидаем, что вы сообщите об этом. В идеале вы должны сообщать о любых проблемах своему непосредственному руководителю или другому должностному лицу в вашем департаменте. Однако мы признаем, что могут возникнуть обстоятельства, когда вам неудобно сообщать о проблеме таким образом. Именно для таких обстоятельств мы сотрудничаем посредством коммуникаций, указанных на вебсайте нашей компании. Мы бы предпочли, чтобы вы сообщали анонимно, а не держали эту информацию при себе.

 

Почему я должен сообщать то, что я знаю? Что это значит для меня?

У всех нас есть право работать в честной, открытой и позитивной среде, и с этим правом связана ответственность действовать этично и сообщать соответствующим руководителям, если кто-то не действует надлежащим образом. Работая вместе, мы можем поддерживать здоровую, открытую и продуктивную среду. Корпоративные преступления могут угрожать средствам существования всей компании.

 

Руководство компании или ее владелец действительно хочет, чтобы я отчитался?

Мы, безусловно желаем этого. Нам действительно нужно, чтобы вы сообщили об этом, ведь вы знаете, что хорошего или плохого происходит в нашей компании. Вы можете владеть информацией о деятельности, которая может быть причиной для беспокойства. Ваш отчет может минимизировать потенциальное негативное влияние на компанию и наших сотрудников. Кроме того, предоставление подобной информации может помочь выявить проблемы, которые могут улучшить корпоративную культуру повысив доверие и производительность.

 

Куда направляются отчеты, и кто может получить к ним доступ?

Все поданные вами отчеты вводятся непосредственно на защищенном сервере нашей компании, чтобы предотвратить возможные нарушения безопасности. Условия по доступу к данной информации делает эти отчеты доступными только конкретному сотруднику компании уполномоченным непосредственно учредителем компании, которому поручено оценивать отчет в зависимости от типа нарушения и места происшествия. Получатель отчетов имеет полное обязательство по соблюдению конфиденциальности и не разглашении полученной информации.

 

Разве эта подобная программа не является примером кого-то, как кто-то следит за мной?

Наша программа концентрируется на том, чтобы быть позитивным аспектом нашей общей философии и культуре компании, и позволяет нам обеспечивать для вас безопасное, надежное и этичное рабочее место. Вам предлагается обратиться за советом по этическим дилеммам, дать положительные предложения или сообщить о проблеме. Эффективное, открытое и честное общение имеет решающее значение на современном рабочем месте, и это отличный инструмент для улучшения этого общения. Мы тщательно выбирали наилучший инструмент для подачи отчетности, для выполнения наших обязательств по сохранению отчётности и сохранению позитивной среды в нашей компании.

 

Насколько я понимаю, любой отчет, который я отправляю с компьютера компании, генерирует журнал сервера, который показывает каждый веб-сайт, к которому подключается мой компьютер, и не будет ли этот журнал идентифицировать меня как автора отчета?

Наша программа не создает и не ведет журналы внутренних подключений с IP-адресами, поэтому информация, связывающая ваш компьютер с сервером компании, отсутствует. Наша политика категорически запрещает преследовать личность подающего подобную отчетность вне зависимости от принципов и каналов такого обращения. Вы так же можете обратится с имеющимися данными через официальный сайт компании без указания своих контактных данных, однако в данном случае может быть затруднено последующее разбирательство по поставленному вами вопросу. Если вам неудобно делать подобный отчет на вашем рабочем ПК или вы чувствуете некий дискомфорт, у вас есть возможность использовать ПК вне нашей рабочей среды, например, расположенный в интернет-кафе, в доме друга и т. д.

 

Могу ли я подать отчет из дома и при этом остаться анонимным?

Сообщение из дома, компьютера соседа или любого интернет-портала будет оставаться безопасным и анонимным. Интернет-портал компании никогда не идентифицирует посетителя по псевдониму, или по каким-либо иным признакам, чтобы полностью сохранить анонимность. Кроме того, по «Кодексу деловой этики» компания обязуется не преследовать личность подающего подобный отчет и сохраняет конфиденциальность, даже когда такой отчет подается не анонимно.

​

Я обеспокоен тем, что информация, которую я предоставляю, в конечном итоге раскроет мою личность. Как вы можете заверить меня, что этого не произойдет?

Политика компании в отношении программы «Этика по всюду» предназначена для защиты вашей анонимности. Однако, если вы хотите полностью сохранить анонимность, исключая какую-либо возможность того, что по каким-либо косвенным признакам в вашем отчете может быть указана ваша персона как сторона, представляющая подобный отчет, должны предварительно убедиться, что в тексте отчета случайно, при указании каких-либо деталей, вроде адреса места жительства или указания своего возраста, не раскрывается ваша личность.

​

Является ли телефонный звонок бесплатным, а линия конфиденциальной и анонимной?

Да. Однако вас попросят предоставить ту же информацию, которую вы бы предоставили в интернет-отчете, если бы вы обратились через официальный вебсайт компании. Эти отчеты имеют аналогичные меры безопасности и конфиденциальности.

 

Что если я хочу, чтобы меня идентифицировали с моим отчетом?

Для этого достаточно не сохранить анонимность при подаче отчета и указать свои данные. Тем не менее конфиденциальность поданного отчета сохраняется в отношении заявителя.

​

Я знаю, что некоторые люди, в нашей компании, связанных с неэтичным поведением, но это никак не влияет на меня. Почему я должен сообщать об этом?

Наша компания постоянно пропагандирует этическое поведение. Любое неэтичное поведение на любом уровне в конечном итоге наносит ущерб компании и всем сотрудникам, включая вас. Вам достаточно рассмотреть некоторые корпоративные скандалы, ставшие доступными средствам массовой информации и увидеть катастрофические последствия того, как, казалось бы, безвредное нарушение этики может оказать влияние на здоровую и успешную в бизнесе компанию. Поэтому, если вам известны какие-либо случаи неправомерного поведения или этических нарушений, сочтите своим долгом перед самим собой и своими коллегами сообщать об этом.

​

Я не полностью и не до конца уверен, в том, что я заметил или услышал то, что является нарушением политики компании или связано с неэтичным поведением, однако мне это просто кажется не правильным. Что я должен делать в этом случае?

Подать отчет. Мы бы предпочли, чтобы вы сообщали о ситуации, которая оказалась безвредной, а не позволяли возможному неэтичному поведению остаться незамеченным, потому что вы не были уверены.

​

Что если мой руководитель или другие менеджеры причастны к нарушению? Разве они не получат отчет и не начнут сокрытие?

Система передачи и распространения отчета разработаны таким образом, что вовлеченные стороны не уведомляются и не получают доступ к данным отчетам, в которых они были названы или указаны как возможные причастные лица.

​

Что если я вспомню что-то важное об инциденте после того, как отправлю отчет?

Или, если у компании возникнут дополнительные вопросы относительно моего отчета?

Если вы подаете отчет на веб-сайте компании вы получаете уникальное имя пользователя. В этом случае вы получаете подтверждении о полученном от вас обращении, и вы можете дополнительно оставить какую-либо информацию по возникшему вопросу. Либо если у компании возникнут дополнительные вопросы, то она непременно обратится к вам, по контактным данным, оставленным вами на момент первичной подачи информации через веб сайт нашей компании. Таким образом вы и компания вступаете в анонимный или конфиденциальный диалог, где ситуации не только выявляются, но и могут быть разрешены, какими бы сложными они ни были.

 

Являются ли эти дополнительно переданная информация к первичным отчетам такими же безопасными, как и первичные?

Все переписки, предоставленные материалы и файлы по всем вопросам хранятся с той же строгой конфиденциальностью, как и ваше первичное обращение, и остаются под эгидой анонимности.

​

Могу ли я подать отчет, если у меня нет доступа к Интернету?

Вы можете подать отчет с любого компьютера, имеющего доступ к Интернету. Вы так же можете подать его из дома. Во многих общественных местах, в том числе в публичной библиотеке, парке или торговом центре, где есть интернет или компьютеры с выходом в интернет. Если у вас нет доступа к компьютеру или вам неудобно пользоваться им, вы можете позвонить по номеру телефона указанному на нашем официальном вебсайте компании.